KOLB Verhaltenskodex
Code of conduct
Prinzipien und Regeln unseres Handelns
HANS KOLB Wellpappe GmbH & Co. KG
HANS KOLB Papierfabrik GmbH & Co. KG
Gebr. KNAUER GmbH + Co. KG
a. Beachtung des Wettbewerbs- und Kartellrechts
Der Staat schützt über Wettbewerbs- und Kartellgesetze den fairen Wettbewerb. Verstöße gegen diese Vorschriften sind mit empfindlichen Strafen belegt. Sie treffen auch den Mitarbeiter, der gegen diese Gesetze verstößt. Jeder Mitarbeiter ist daher verpflichtet, sämtliche Regeln des fairen Wettbewerbs und der Kartellvermeidung einzuhalten. Jede Form der wettbewerbsverzerrenden Absprache mit Wettbewerbern, etwa im Hinblick auf Preise und Kapazitäten, ist verboten. Dasselbe gilt natürlich für Absprachen mit Wettbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht, über die Abgabe von Scheinangeboten, etc.
b. Anbieten und Gewähren von Vorteilen
Aufträge gewinnen wir auf faire Weise über Qualität und Preis unserer Produkte und Leistungen und nicht dadurch, dass wir Anderen unzulässige Vorteile bieten.
Kein Mitarbeiter darf Amtsträgern oder Geschäftspartnern im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit – direkt oder indirekt – unberechtigte Vorteile, welcher Art auch immer, anbieten oder gewähren. Es dürfen weder Geldzahlungen noch andere Leistungen getätigt werden, um Entscheidungen zu beeinflussen oder einen ungerechtfertigten Vorteil zu erlangen. Jede Zuwendung muss mit den geltenden Gesetzen und den internen Richtlinien im Einklang stehen.
Werbegeschenke an Mitarbeiter von Geschäftspartnern müssen danach ausgewählt werden, dass beim Empfänger jeglicher Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit vermieden wird. Sie dürfen nicht gewährt werden, wenn sie als Versuch verstanden werden können, einen Amtsträger oder einen Geschäftspartner zu beeinflussen, um daraus Vorteile für die KOLB Group zu erzielen.
c. Fordern und Annehmen von Vorteilen
Kein Mitarbeiter darf seine dienstliche Stellung dazu benutzen, Vorteile zu verlangen, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zu sagen zu lassen. Hierzu gehört nicht die Annahme von Gelegenheitsgeschenken von symbolischen Wert oder Essens- beziehungsweise Veranstaltungseinladungen, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind und die Ablehnung der Einladung dem Gebot der Höflichkeit widersprechen würde.
Mitarbeiter dürfen von Firmen oder Personen, mit denen eine geschäftliche Verbindung besteht, weder Geschenke noch andere Vorteile annehmen, deren Wert übliche geringfügige Aufmerksamkeiten überschreitet.
d. Besondere Regeln für die Vergabe von Aufträgen
Wer sich um einen Auftrag bewirbt, erwartet von uns eine faire und unvoreingenommene Prüfung seines Angebots. Lieferanten sind allein auf wettbewerblicher Basis auszuwählen nach Abgleich von Qualität, Leistung, Preis und Eignung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen.
e. Spenden
Als verantwortliches Mitglied der Gesellschaft gewährt die KOLB Group Geld- und Sachspenden für Bildung und Wissenschaft, Kultur sowie gemeinnützige und soziale Projekte. Nicht erlaubt sind Spenden an Einzelpersonen, gewinnorientierte Organisationen und Organisationen, deren Ziele nicht mit denjenigen der KOLB Group vereinbar sind. Spendenzahlungen auf private Konten sind nicht gestattet.
Spenden müssen transparent sein, d.h. der Empfänger der Spende und die konkrete Verwendung durch den Empfänger müssen bekannt sein. Spenden sollen steuerlich abzugsfähig sein. Spendengesuche unterliegen grundsätzlich der Entscheidung der Geschäftsführung.
a. Aufzeichnungen und Berichte
Zur offenen und effektiven Zusammenarbeit gehört eine korrekte und wahrheitsgetreue Berichterstattung. Das gilt gleichermaßen für das Verhältnis zur Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern sowie zur Öffentlichkeit und staatlichen Stellen.
Alle Aufzeichnungen und Berichte, die intern angefertigt oder nach außen gegeben werden, müssen korrekt und wahrheitsgetreu sein. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen stets vollständig, richtig, zeit- und systemgerecht sein. Das Gebot zu wahrheitsgemäßen Angaben gilt auch für Spesen- und Reisekostenabrechnungen.
b. Verschwiegenheit
Jeder Mitarbeiter wahrt Verschwiegenheit über interne Angelegenheiten des Unternehmens, die nicht öffentlich bekannt gegeben worden sind. Dazu gehören zum Beispiel Einzelheiten, die die Organisation des Unternehmens und seiner Einrichtungen betreffen, sowie Geschäfts-, Fabrikations- und Entwicklungsvorgänge, Projekte und Zahlen des internen Berichtswesens.
Nicht öffentliche Informationen von oder über Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter, Berater, Agenten und andere Dritte müssen ebenfalls gemäß den rechtlichen und vertraglichen Anforderungen geschützt werden. Insbesondere ist es keinem Mitarbeiter gestattet, ohne Einwilligung seiner Führungskraft Aufzeichnungen, Dateien, Bild- und Tondokumente oder Vervielfältigungen anzufertigen, wenn dies nicht unmittelbar durch die berufliche Tätigkeit bedingt ist.
Die Verpflichtung, Verschwiegenheit zu wahren, gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter.
c. Datenschutz und Datensicherheit
Zugang zum Intranet und Internet, weltweiter elektronischer Informationsaustausch und Dialog sowie elektronische Geschäftsabwicklung sind entscheidende Voraussetzungen für die Effektivität jedes Einzelnen von uns und für den Geschäftserfolg insgesamt. Die Vorteile der elektronischen Kommunikation sind aber verbunden mit Risiken für den Persönlichkeitsschutz und die Sicherheit von Daten. Die wirksame Vorsorge gegen diese Risiken ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Managements, der Führungsaufgabe und auch des Verhaltens jedes Einzelnen.
Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus müssen personenbezogene Daten sicher aufbewahrt werden und dürfen nur unter Anwendung der gebotenen Vorsichtsmaßnahmen übertragen werden. Bei der Datenqualität und bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff muss ein hoher Standard gewährleistet sein. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung und gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren.